5 bước xây dựng Khung năng lực hiệu quả và Ứng dụng thực tiễn

Xây dựng Khung Năng Lực là một quá trình gồm 6 bước sau:

1. Chuẩn bị và xác định mục tiêu

Xác định rõ mục đích của khung năng lực (Đánh giá Hiệu suất, Điều chỉnh Lương, Tuyển dụng…). Cân nhắc cả mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, thu thập ý kiến từ nhiều phòng ban để đảm bảo tính toàn diện. Cụ thể, khung năng lực cho vị trí Quản lý cần tập trung vào kỹ năng lãnh đạo, trong khi khung năng lực cho Nhân viên kinh doanh cần chú trọng kỹ năng bán hàng.

2. Thiết lập hệ thống vị trí chức danh

Mỗi chức danh mang tính chất công việc và yêu cầu năng lực khác nhau. Một hệ thống chức danh rõ ràng, thống nhất sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng xây dựng khung năng lực phù hợp, đáp ứng đúng nhu cầu thực tế.

Ví dụ khi xây dựng khung năng lực cho nhân viên Marketing, doanh nghiệp cần chuẩn hóa các hệ thống các chức danh như: Trưởng Phòng Marketing, Phó Phòng Marketing, Chuyên viên Content Marketing, Chuyên viên SEO,…

3. Mô tả công việc chi tiết

Sau khi xác định các vị trí, cần mô tả chi tiết công việc cho từng vị trí. Mô tả công việc cần bao gồm các nhiệm vụ, trách nhiệm, yêu cầu kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm. Mô tả công việc càng chi tiết, việc xác định năng lực càng chính xác.

Ví dụ, đối với vị trí “Chuyên viên Content Marketing”, mô tả công việc có thể bao gồm: 

• Viết bài blog
• Quản lý nội dung mạng xã hội 
• Phối hợp với team SEO
• Theo dõi và đánh giá hiệu quả Content

4. Phân loại Năng lực

Dựa trên mô tả công việc chi tiết, doanh nghiệp có thể xác định những năng lực then chốt ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc của từng vị trí. Mục tiêu là chọn lọc những năng lực thực sự phù hợp, góp phần nâng cao hiệu suất làm việc và đạt được mục tiêu kinh doanh.

Một trong những phương pháp hiệu quả nhất để xác định năng lực cốt lõi là khảo sát hoặc thảo luận nhóm, tập trung vào tần suất sử dụng và tầm quan trọng của từng năng lực đối với từng vai trò cụ thể.

Ví dụ: Năng lực cần có cho vị trí Chuyên viên Content Marketing

• Kỹ năng viết lách sáng tạo: Khả năng viết nội dung hấp dẫn, truyền tải thông điệp rõ ràng và thu hút sự chú ý của độc giả. Điều này bao gồm việc sử dụng ngôn ngữ phù hợp, xây dựng câu chuyện lôi cuốn và tối ưu hóa nội dung cho SEO.
• Kiến thức về SEO và Marketing: Am hiểu về các nguyên tắc SEO, chiến lược content marketing và các kênh truyền thông kỹ thuật số. Năng lực này giúp tối ưu hóa nội dung để tiếp cận đúng đối tượng khách hàng.
• Khả năng nghiên cứu và phân tích: Khả năng nghiên cứu thị trường, phân tích đối thủ cạnh tranh và tìm hiểu nhu cầu khách hàng. Thông tin thu thập được sẽ là nền tảng để xây dựng nội dung chất lượng và phù hợp.
• Kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc: Khả năng lập kế hoạch, quản lý thời gian và tổ chức công việc hiệu quả để đảm bảo hoàn thành deadline và đạt được mục tiêu đề ra.
• Tinh thần hợp tác và làm việc nhóm: Khả năng làm việc nhóm, giao tiếp hiệu quả với các thành viên trong team và các bộ phận khác để phối hợp thực hiện chiến dịch marketing.

5. Xây dựng Tiêu chuẩn Khung năng lực

Đối với mỗi năng lực, cần xây dựng tiêu chuẩn đánh giá cụ thể theo từng cấp độ. Tiêu chuẩn năng lực cần đo lường được và phản ánh mức độ thành thạo của nhân viên.

Dưới đây là ví dụ về tiêu chuẩn năng lực cho vị trí “Chuyên viên Content Marketing”, được phân chia theo 5 cấp độ.

Năng lực: Kỹ năng Viết

Mức 1 – Cơ bản: Viết đúng ngữ pháp, chính tả. Nội dung đơn giản, chưa hấp dẫn và chưa tối ưu SEO (Viết các đoạn văn ngắn, đơn giản, nhưng chưa biết cách sử dụng từ khóa và tối ưu bài viết cho công cụ tìm kiếm).

Mức 2 – Ứng dụng: Viết nội dung khá mạch lạc, truyền đạt được thông điệp cơ bản. Bắt đầu biết cách sử dụng từ khóa và một số kỹ thuật SEO cơ bản (Viết bài blog đơn giản, sử dụng được một số từ khóa, nhưng chưa tạo được nội dung độc đáo và thu hút).

Mức 3 – Vận dụng: Viết nội dung hấp dẫn, truyền tải thông điệp rõ ràng và tối ưu tốt cho SEO (Viết các bài blog chất lượng, thu hút được lượng traffic đáng kể từ công cụ tìm kiếm).

Mức 4 – Thành thạo: Viết nội dung sáng tạo, gây ấn tượng mạnh với người đọc. Nắm vững các kỹ thuật SEO nâng cao và biết cách tối ưu nội dung cho nhiều nền tảng khác nhau. (Xây dựng được chiến lược content marketing hiệu quả, tạo ra nội dung viral trên mạng xã hội).

Mức 5 – Chuyên gia: Là chuyên gia viết lách, có khả năng đào tạo và hướng dẫn người khác. Nắm vững các xu hướng content marketing mới nhất và ứng dụng thành công vào thực tế (Xây dựng và quản lý đội ngũ content, đưa ra chiến lược content marketing mang tính đột phá).